Aufbauorganisation im Infrastrukturellen Facility Management
AUFBAUORGANISATION IM INFRASTRUKTURELLEN FACILITY MANAGEMENT
Die Aufbauorganisation im Infrastrukturellen Facility Management umfasst die Strukturierung von Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereichen innerhalb einer Organisation. Sie etabliert eine klare Hierarchie und eine transparente, effiziente Arbeitsweise. Ein zentraler Aspekt besteht in der Festlegung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, welche eine reibungslose Zusammenarbeit innerhalb des Facility Managements gewährleisten. Eine gut strukturierte Aufbauorganisation sorgt dafür, dass Entscheidungen schnell und effizient getroffen werden und die Prozesse im Facility Management reibungslos funktionieren.
Aufbauorganisation für effiziente Facility Services
Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation im Infrastrukturellen Facility Management (IFM) definiert die Strukturierung der Teams, um die angebotenen Dienstleistungen effizient und reibungslos zu liefern. Eine gut strukturierte Aufbauorganisation verbessert die Kommunikation und Koordination zwischen den verschiedenen Dienstleistungen und steigert die Effektivität und Effizienz der bereitgestellten Dienstleistungen.
Im IFM führen typischerweise mehrere Teams und Dienstleister verschiedene Dienstleistungen durch, einschließlich Reinigung, Sicherheit, Textillogistik, Eventmanagement, Schädlingsbekämpfung, Beschilderung, Empfangsdienste, Telefonvermittlung, Pflege von Außenanlagen, Winterdienst, Transport, Kleinumzüge, Entsorgung und Versorgung.
Eine denkbare Strukturierung ist hierarchisch, mit einer Führungsebene, die für die Koordination und Kontrolle aller Dienstleistungen verantwortlich ist. Diese Führungsebene kann aus einem Facility Manager und seinen Stellvertretern bestehen, die die verschiedenen Abteilungen leiten und überwachen.
Unterhalb der Führungsebene liegen die Teamleiter und Auftragnehmer, die für die operativen Aufgaben in ihren jeweiligen Bereichen zuständig sind. Sie können Teams von Mitarbeitern führen, die spezialisierte Aufgaben ausführen. Beispielsweise kann ein Gewerkeverantwortlicher für Sicherheit einen Dienstleister führen und für die Überwachung des Unternehmens zuständig sein.
Eine flache Hierarchie ist auch denkbar. Diese Struktur kann zu schnellerer Kommunikation und Entscheidungsfindung führen und in kleineren Unternehmen effektiver sein.
Eine robuste Aufbauorganisation im IFM definiert klare Rollen und Verantwortlichkeiten und gewährleistet eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teams. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Aufbauorganisation gewährleistet die Effektivität und Effizienz der erbrachten Dienstleistungen.
Ein Organigramm kann dazu beitragen, die Struktur und Rollenverteilung im IFM visuell darzustellen und die Kommunikation und Koordination zu verbessern.
Ein Organigramm im Infrastrukturellen Facility Management (IFM) ist ein grafisches Abbild der Aufbauorganisation und der Hierarchieebenen.
Ein mögliches Organigramm im IFM könnte wie folgt aussehen:
Facility Manager
Stellvertretender Facility Manager
Abteilungsleiter Reinigung
Reinigungsteam
Abteilungsleiter Sicherheit
Sicherheitsteam
Abteilungsleiter Textillogistik
Textillogistikteam
Abteilungsleiter Veranstaltungsmanagement
Veranstaltungsteam
Abteilungsleiter Schädlingsbekämpfung
Schädlingsbekämpfungsteam
Abteilungsleiter Beschilderungen
Beschilderungsteam
Abteilungsleiter Empfangsdienste
Empfangsteam
Abteilungsleiter Telefonvermittlung
Telefonvermittlungsteam
Abteilungsleiter Außenanlagenpflege
Außenanlagenpflegeteam
Abteilungsleiter Winterdienst
Winterdienstteam
Abteilungsleiter Transporte
Transportteam
Abteilungsleiter Entsorgung
Entsorgungsteam
Abteilungsleiter Versorgung
Versorgungsteam
Wichtig ist, dass das Organigramm eine klare Struktur und Verantwortlichkeitsverteilung hat und die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Teams unterstützt.
Das vorgelegte Organigramm zeigt einen Facility Manager an der Spitze der gesamten IFM-Abteilung. Der Facility Manager leitet und überwacht die gesamte Abteilung. Direkt unter dem Facility Manager dienen Stellvertreter, die ihn bei der Leitung der Abteilung unterstützen. Unterhalb der Führungsebene sind Abteilungsleiter positioniert, die die Leitung und Koordination ihrer spezifischen Abteilungen und Teams übernehmen.
Die einzelnen Abteilungen und Teams ordnen sich gemäß ihren spezifischen Dienstleistungen und Aufgaben. Zum Beispiel fällt das Reinigungsteam in die Zuständigkeit der Abteilung Reinigung, das Sicherheitsteam untersteht der Abteilung Sicherheit und so weiter.
Ein solches Organigramm lässt sich je nach Größe und Anforderungen des Unternehmens individuell anpassen.
Geschäftsverteilungsplan
Ein Geschäftsverteilungsplan im Infrastrukturellen Facility Management (IFM) bezieht sich auf die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben innerhalb der Organisation. Ein solcher Plan kann dazu beitragen, dass die verschiedenen Abteilungen und Teams effektiv arbeiten und die erbrachten Dienstleistungen reibungslos funktionieren.
Ein Geschäftsverteilungsplan im IFM kann wie folgt aussehen:
Facility Manager (Überwachung der IFM-Abteilung und Verantwortung für die effektive Umsetzung der Dienstleistungen, Koordination und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen des Unternehmens, Überwachung der Budgets und Kostenkontrolle)
Stellvertretender Facility Manager (Unterstützung des Facility Managers in seinen Aufgaben, Vertretung des Facility Managers bei Abwesenheit)
Leitung Reinigung (Verantwortung für die Reinigung der Räumlichkeiten und Gebäude; Planung, Koordination und Überwachung der Reinigungsarbeiten; Personalverantwortung für das Reinigungsteam)
Leitung Sicherheit (Verantwortung für die Überwachung und Sicherheit des Unternehmens; Planung und Überwachung der Sicherheitsmaßnahmen; Personalverantwortung für das Sicherheitsteam)
Leitung Berufswäsche / Textillogistik (Verantwortung für die Verwaltung und Wartung der Textilien im Unternehmen; Planung und Überwachung der Textillogistik, Personalverantwortung für das Textillogistikteam)
Leitung Veranstaltungsmanagement (Verantwortung für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen im Unternehmen; Planung und Überwachung der Veranstaltungen; Personalverantwortung für das Veranstaltungsteam)
Leitung Schädlingsbekämpfung (Verantwortung für die Beseitigung von Schädlingen im Unternehmen; Planung und Überwachung der Schädlingsbekämpfung; Personalverantwortung für das Schädlingsbekämpfungsteam)
Leitung Beschilderungen (Verantwortung für die Beschilderung und Kennzeichnung im Unternehmen; Planung und Überwachung der Beschilderung; Personalverantwortung für das Beschilderungsteam)
Leitung Empfangsdienste (Verantwortung für den Empfang von Besuchern und Kunden im Unternehmen; Planung und Überwachung des Empfangsbereichs; Personalverantwortung für das Empfangsteam)
Leitung Telefonvermittlung (Verantwortung für die Vermittlung von Telefonaten im Unternehmen; Planung und Überwachung der Telefonvermittlung; Personalverantwortung für das Telefonvermittlungsteam)
Leitung Außenanlagenpflege (Verantwortung für die Pflege und Instandhaltung der Außenanlagen im Unternehmen; Planung und Überwachung der Außenanlagenpflege; Personalverantwortung für das Außenanlagenpflegeteam)
Leitung Winterdienst
Leitung Transporte und Kleinumzüge
Leitung Entsorgung
Trends zur Aufbauorganisation im Infrastrukturellen Facility Management
Zentralisierung von Aufgaben: Viele Unternehmen konzentrieren sich darauf, ihre Facility-Management-Aufgaben zu zentralisieren, um eine bessere Kontrolle und Koordination zu erreichen. Hierbei werden die verschiedenen Funktionen, wie z.B. Reinigung, Wartung oder Reparaturen, von einer zentralen Stelle aus koordiniert.
Einführung von Technologie: Mit der Einführung von Technologie können Aufgaben automatisiert werden, was zu einer effizienteren Arbeitsweise führt. Beispielsweise können Gebäudemanagementsysteme dazu beitragen, den Energieverbrauch zu reduzieren und den Komfort der Nutzer zu verbessern.
Verstärkte Zusammenarbeit: Ein weiterer Trend ist die verstärkte Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens. So kann beispielsweise eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Facility-Management-Team und der IT-Abteilung dazu beitragen, eine reibungslose Integration von Technologielösungen zu gewährleisten.
Fokus auf Nachhaltigkeit: Im infrastrukturellen Facility Management gibt es einen wachsenden Fokus auf Nachhaltigkeit. Unternehmen setzen sich zunehmend ehrgeizige Ziele in Bezug auf die Reduzierung von Abfall. Die Aufbauorganisation muss sich darauf einstellen und entsprechende Strukturen schaffen.
Outsourcing von Aufgaben: Viele Unternehmen outsourcen einige Facility-Management-Aufgaben an externe Dienstleister. Dies kann zu einer Reduzierung von Kosten und einer besseren Auslastung der Ressourcen führen. Gleichzeitig erfordert dies jedoch eine genaue Definition der Verantwortlichkeiten und eine klare Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien und eine Steuerung der Leistungen. Durchführungspflichten wandeln sich in Kontrollpflichten.
Agile Arbeitsmethoden: In vielen Unternehmen werden agile Arbeitsmethoden wie Scrum oder Kanban auch im Facility Management eingesetzt, um eine flexible und schnellere Umsetzung von Projekten zu ermöglichen. Dabei arbeiten die Mitarbeiter in interdisziplinären Teams zusammen und stimmen ihre Arbeitsprozesse regelmäßig ab.
Flexibilität: Aufgrund der sich verändernden Anforderungen an die Gebäudenutzung durch die COVID-19-Pandemie, wird auch Flexibilität zu einem wichtigen Trend im infrastrukturellen Facility Management. Hierbei geht es darum, die Gebäudestrukturen und -prozesse so anzupassen, dass sie schnell auf veränderte Anforderungen reagieren können.
Customer Experience: Ein weiterer Trend ist die stärkere Ausrichtung des Facility Managements auf die Customer Experience. Hierbei geht es darum, den Komfort der Nutzer zu verbessern und ihnen ein angenehmes Arbeitsumfeld zu bieten. Hierzu werden beispielsweise technologische Lösungen eingesetzt, um die Kommunikation mit den Nutzern zu verbessern oder die Raumtemperatur individuell zu steuern.
Datenanalyse: Durch die Erfassung und Analyse von Daten können im Facility Management wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden. So können beispielsweise Muster im Energieverbrauch erkannt und daraufhin Maßnahmen zur Optimierung ergriffen werden. Die Datenanalyse kann auch dazu beitragen, den Ressourceneinsatz zu verbessern und Kosten zu sparen.