Anforderungsmanagement in der technischen Betriebsführung

Nach § 3 (1) der Musterbauordnung (MBO) sind „Anlagen (...) so anzuordnen, zu errichten, zu ändern und instand zu halten, dass die öffentliche Sicherheit und Ordnung, insbesondere Leben, Gesundheit und die natürlichen Lebensgrundlagen, nicht gefährdet werden“.

• Anforderungen

• Erkennen und Umsetzen der aktuellen Gesetze

• Wahrnehmung der konkreten Inhalte und Auflagen der behördlichen Genehmigung

• Darlegung der Bestandsschutzsituation

• Umsetzung

• Prüfpflichten

Die Erfüllung der ordnungsbehördlichen Pflichten sind Grundlage des rechtmäßigen Handelns des Betreibers. Zuwiderhandlungen werden ordnungs- und strafrechtlich verfolgt.

Die Verkehrssicherungspflichten sind im § 823 BGB begründet: „Wer vorsätzlich oder fahrlässig das Leben, den Körper, die Gesundheit, die Freiheit, das Eigentum oder ein sonstiges Recht eines anderen widerrechtlich verletzt, ist dem anderen zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens verpflichtet.“ Jeder, der Gefahrenquellen in seinem Verantwortungsbereich schafft oder bestehen lässt, hat geeignete und zumutbare Schutzmaßnahmen zu treffen.

Er nimmt gegenüber Dritten (intern und extern) eine Garantenstellung (Überwachungsgarant) ein.

• Tätigkeitsgefahren (z.B. Reinigungsarbeiten, Arbeiten auf Leitern und Tritten),

• Sachgefahren (z. B. offene Elektroanlagen, Stolperstellen)

• Verkehrsgefahren (z.B. verstellte Fluchtwege, defekte Brandschutzklappen)

Konkret hat der zur Organisation der Handlungsabläufe Verpflichtete nachzuweisen, dass ihm im Rahmen seines Herrschaftsbereichs keine Gefährdungslage unbekannt ist und er sein bestmögliches Bestreben darauf ausgerichtet hat, Schadeneintritte zu vermeiden.

Dies betrifft den Unternehmer in der Gesamtheit, jede Führungskraft im zugewiesenen Kompetenzbereich, jeden Dritten (z.B. Dienstleister, sonstige Fremdfirma) in seinem Tätigkeitsbereich, aber auch jeden Mitarbeiter, der in seinem Tätigkeitsbereich eine Gefahrensituation schafft oder diese nicht beseitigt.

Diese Anforderungen gelten auch für die einzubringende Sicherheit in einem Konzern. Dort, in der Unternehmens- und Konzernführung, ist die organisatorische Rechtspflicht zur Einhaltung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes als gesetzliche Pflicht verankert.

Die Vorkehrungen zum Schutz Dritter müssen den Sicherheitsanforderungen der jeweiligen Verkehrskreise entsprechen.

Was bedeutet, dass der Verkehrssicherungspflichtige umfassende Kenntnis von den Sicherheitsanforderungen haben und auf dem aktuellen Stand halten muss. Hierzu bedarf es der Pflege der diesbezüglichen Rechtskenntnisse. Die Einrichtung eines Rechtskatasters ist unerlässlich. Dieses ist auf aktuellem Stand zu halten und hat die rechtlichen Anforderungen abzubilden, die in den jeweiligen Verkehrskreisen gelten.

Der Unternehmer und sonstige Inhaber eines Gebäudes ist im Rahmen der Betreiberverantwortung bei überwachungsbedürftigen Anlagen (z.B. nach TRBS 1111) verpflichtet, eigenständig eine sicherheitstechnische Bewertung vorzunehmen.

Für den Betreiber leitet sich die Rechtspflicht zur Dokumentation aus der Notwendigkeit zum Nachweis der Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten ab. Eine Konkretisierung zur gesetzlichen Dokumentationspflicht findet sich beispielsweise in § 6 ArbSchG.

Der notwendige Umfang der Dokumentation ist im Einzelfall festzulegen. Anforderungen an die Dokumentation sind in VDI 3810 Blatt 1, Abschnitt 9, beschrieben.

• Der Arbeitgeber muss über die je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderlichen Unterlagen verfügen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die von ihm festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind. Bei gleichartiger Gefährdungssituation ist es ausreichend, wenn die Unterlagen zusammengefasste Angaben enthalten.

• Unfälle in seinem Betrieb, bei denen ein Beschäftigter getötet oder so verletzt wird, dass er stirbt oder für mehr als drei Tage völlig oder teilweise arbeits- oder dienstunfähig wird, hat der Arbeitgeber zu erfassen.“

Verträge sind vollständig zu erfüllen. Dabei ist die Leistung so zu erbringen, dass der Vertragspartner keinen Grund zur Beanstandung hat.

Der Sinn einer vertraglichen Regelung liegt darin, Rechtsklarheit und damit Rechtssicherheit zu schaffen.

Verträge unterliegen in ihrer jeweiligen Art unterschiedlichen Anforderungen und entfalten ebenso unterschiedliche Rechtsfolgen. Als Hilfsmittel der rechtlichen Gestaltungsmöglichkeit sind Verträge dann zielführende Werkzeuge, wenn Basisanforderungen an die Vertragsgestaltung und die Vertragsumsetzung erfüllt werden.

Die nachstehenden Ausführungen sind nicht für die einzelfallbezogene Rechtsberatung geeignet, sondern geben Warnhinweise und Handlungsempfehlungen zum Vertragsmanagement.

Durchdachte Verträge sind geeignet, die jeweiligen Anforderungen des zu regelnden Sachverhalts strukturiert darzustellen.

• Welche Normen/Standards/Anforderungen sind zu erfüllen?

• Welche Termine oder Fristen gelten?

• Wie gestalten sich Preis- und Zahlungsmodalitäten?

• Welche Regelungen gelten für den Eigentumsübergang?

• Wie erfolgen Abnahme/Übernahme/Inbetriebnahme?

• Welche Gewährleistung gilt?

• Was geschieht, wenn Leistungsstörungen eintreten?

• Wie ist die Vertragsbeendigung geregelt?

Hierzu bedarf es der unternehmenseigenen Koordination. Kaufleute sind keine Techniker und können nur in Ausnahmefällen konkrete technische Erfordernisse fachkundig formulieren.

Deshalb ist zunächst eine unternehmensinterne Risikoanalyse vorzunehmen.

• Welche Stellen sind bei der Vertragsgestaltung beteiligt?

• Wer hat welche Informationen?

• Reichen diese Informationen aus?

Dieser erste Schritt im Rahmen der Risikobetrachtung soll gegebene Risiken identifizieren. Verträge bestehen aus einer strukturierten Ansammlung von Informationen und diesbezüglichen Umsetzungserfordernissen. Sind bereits bei der Vertragsgestaltung Wissenslücken gegeben, kann ein Vertrag keine Rechtssicherheit gestalten.

Das Fehlen von Unterlagen, auf die im Vertrag Bezug genommen wird, ist ein Informationsdefizit. Fehlende Pläne, Protokolle, Genehmigungen und dergleichen mehr erschweren oder verhindern die Möglichkeit einer rechtssicheren Gestaltung eines Vertrags. Gleiches gilt auch für die Umsetzung der vereinbarten Pflichten.

Der Vertrag bezieht sich auf die gewollten und insoweit verabredeten Ziele. Was jeweils gewollt und als Leistungspflicht anzusehen ist, kann nur dann gerichtstauglich eindeutig dargestellt werden, wenn die vertragliche Regelung hinreichend bestimmt ist. Hierbei kann es sich ergeben, dass z.B. das jeweilige Verständnis des Umfangs einer verabredeten Instandhaltungsmaßnahme bei den Vertragsparteien so voneinander abweicht, dass ein Rechtsstreit entsteht. Abweichungen der vertraglichen Regelungen zu den im Unternehmen gegebenen Einkaufsbedingungen oder sonstigen allgemeinen Geschäftsbedingungen sorgen ebenfalls für weitere sprachliche und inhaltliche Unstimmigkeiten.

• Durch unterschiedliche Verwender innerhalb des Unternehmens werden abweichende eigene Vertragstexte oder individuell verabredete Regelungen verwendet.

• Gesonderte versicherungsvertragliche Regelungen finden keine entsprechende Beachtung (z.B. gesonderte Instandhaltungspflichten bei einer eingebauten Sprinkleranlage).

• Die eigenen vertraglichen Pflichten sind nicht bekannt, sodass z.B. Kontrollpflichten bei Delegationen nicht wahrgenommen werden.

• Vertraglich vereinbarte Fristen und Termine finden keine Beachtung. Hier droht Rechtsverlust allein durch Zeitablauf.

Verträge des Kerngeschäfts die Sekundärprozesse im Unternehmen regeln. Bei einigen Unternehmen ist diese Unterscheidung augenscheinlich. So besteht regelmäßig kein Zweifel daran, was zum Kerngeschäft einer Bank und was zu den Sekundärprozessen beim Betreiben eines Bankgebäudes gehört. Schwieriger wird es, wenn es um die Vermietung von Wohn- oder Gewerberäumen geht. Einerseits befassen sich die Regeln im Mietvertrag mit den Kernkompetenzen eines Immobilienunternehmens, andererseits sind in diesem Mietvertrag aber auch parallel weitere Pflichten, z.B. die Regelung zu den Verkehrssicherungserfordernissen enthalten. Verträge dieser Art bedürfen einer gesonderten Betrachtung.

Besonders schwierig ist die Abgrenzung von Kerngeschäft und Sekundärprozessen in den Unternehmen, deren Kernkompetenz die Handhabung von sicheren Prozessabläufen ist.

Hier geht es speziell um gesetzlich statuierte Sorgfaltspflichten, die im Rahmen einer vertraglichen Regelung eins zu eins umgesetzt werden müssen (z. B. der Weg von der Abfallsammlung bis zur Abfallentsorgung).

Zur Erfassung der eigenen Verträge in Bezug zum Facility-Management ist folgende Differenzierung möglich:

• Verträge mit eigenen Mitarbeitern ohne die Übertragung von unternehmerischen Pflichten
  Diese Verträge sind gekennzeichnet durch die Allgemeinheit der Regelung. Regelmäßig gelten diese Verträge uneingeschränkt für alle Beschäftigten (Tarifverträge, Arbeitsverträge ohne besondere Zuweisung, Betriebsvereinbarungen).

• Verträge mit eigenen Mitarbeitern zur Übertragung von unternehmerischen Pflichten.
  Das Gesetz erlaubt die Übertragung von eigenen Pflichten auf Dritte (Delegation). In jedem Unternehmen werden Teilbereiche der Verantwortung auf Dritte übertragen. Dieses arbeitsteilige Verantwortungssystem bedarf der Regelung von Organisationsbereichen und entsprechenden personellen/ funktionalen Besetzungen (Organigramm, Stellenbeschreibung).

• Warenlieferverträge
  Regelmäßig beziehen sich Anforderungen an Qualität und Güte einer gelieferten Ware auf vertragliche vorgegebene Anforderungen.

• Versorgungsverträge
  Die Versorgung mit Medien (Strom, Wasser, Druck ...) unterliegt eigenen rechtlichen Vorgaben.

• Versicherungsverträge
  Durch Versicherungsverträge sollen Unwägbarkeitsrisiken abgewälzt werden. Die diesbezüglichen Vertragsbedingungen sind in stringenter Genauigkeit im Rahmen der versicherungsvertraglichen Zusatzbedingungen verankert.

• Verträge mit Externen zur Übertragung von unternehmerischen Pflichten
  Die dem Unternehmer gesetzgeberisch auferlegte Verantwortung für den sicheren Betrieb kann delegiert (übertragen) werden. Hierbei verantwortet der Delegierende, dass nachvollziehbare Kriterien hinsichtlich der Auswahl gegeben sind, dass die Eignung des Delegationsempfängers belegbar ist und dass durch die Durchführung von Kontrollen die ordnungsgemäße Leistungserbringung/Vertragserfüllung desselben überprüft wird.

Die Tätigkeitsfelder im konkreten Zusammenhang mit der Wahrnehmung der unternehmerischen Pflichten sind gesetzlich eindeutig zugewiesen. Gesetze formulieren Ziele und richten sich an Adressaten. Manche Rechtspflichten sind übertragbar und können auf Dritte delegiert werden. Dieses geschieht durch eine vertragliche Vereinbarung. Der Adressat einer eigenen gesetzlichen Pflicht überträgt die ihm obliegende Rechtspflicht als eigenständige Vertragspflicht auf einen anderen. Dieses bedeutet zum einen, dass nur eine vollständig rechtswirksame und genügende Delegation eine Erfüllung der gesetzlichen Pflichten ermöglicht, zum anderen, dass nicht ordnungsgemäß erbrachte Erfüllungsleistung des Delegationsempfängers zunächst dem Delegierenden zum Vorwurf gemacht werden. Der Delegierende hat dann den Nachweis zu erbringen, dass ihn an dem Fehlverhalten des Delegationsempfängers kein Verschulden trifft. Es ist also erforderlich, den Iststand der eigenen Vertragspflichten zu kennen und hieraus die richtigen Ableitungen zu treffen. Gegebene Missstände sind zu beseitigen, Fehlentwicklungen sind zu korrigieren und zukünftige Regelungen sind zielführend zu konzipieren.

• Iststand
  Das gesetzlich auferlegte und im Vertragswerk vollständig zu erfassende Anforderungsprofil des Vertragsgegenstands benennt die jeweiligen Verantwortungsbereiche. Fehlen konkrete Regelungen, weil Schnittstellen nicht stimmig zueinander passen, ist dieses sofort zu korrigieren.

• Ableitung
  Die sich aus dem Verantwortungsbereich ergebenden Pflichten sind vollständig und nachweisbar zu erfüllen. Defizite bei der Umsetzung der Pflichten sind zu bemerken und abzustellen. Gemachte Fehler sind zu erkennen und zukünftig abzustellen. Regelmäßig ist eine Abänderung des Vertrags durch einseitige Erklärung nicht möglich. Es ist zu versuchen, den Vertragspartner zu einer Regelung zu bewegen, die dem tatsächlichen Vertragszweck am nächsten kommt.

• Korrekturen
  Sind Korrekturen am Vertragswerk selbst vorzunehmen, gilt zunächst, dass Verträge so eingehalten werden müssen, wie sie verabredet wurden. Gleichwohl kann einem Vertragspartner abverlangt werden, dass Veränderungen vorgenommen werden.

Dieses gilt insbesondere dann, wenn die Sinnhaftigkeit des zu erfüllenden Vertragszwecks ansonsten nicht erreicht oder aber wesentlich erschwert wird.