Timeline zu FM-Services im Infrastrukturellen Facility Management

Zeitraum: Juli 2025 – Dezember 2026

Ziel: Die Etablierung eines infrastrukturellen Facility Managements (IFM) mit Hotelstandard für Mitarbeitende und Gäste. Digitale Self-Service-Lösungen, Automatisierung und personalisierte Services sorgen für höchste Qualität in Reinigung, Logistik, Empfang, Sicherheit und Komfort. Der zentrale Service Desk gewährleistet eine effiziente Bearbeitung aller Serviceanfragen. Betriebskonzepte, Personalentwicklung und Mitbestimmung werden strukturiert integriert, um langfristige Effizienz, Arbeitszufriedenheit und betriebliche Akzeptanz sicherzustellen.

• Phase 1: Strategische Neuausrichtung des infrastrukturellen Facility Managements

  Juli – Oktober 2025

  

• Juli – August 2025: Definition des Hotelstandards für Facility Services & Betriebskonzepte

  Kriterien für erstklassige Facility Services mit integriertem Betriebskonzept:

  -Reinigungsqualität auf Hotelniveau mit täglichen Standards & On-Demand-Services

  -Hochwertige Empfangs- & Concierge-Dienste für Mitarbeitende & Gäste

  -Flexibles Raum- & Arbeitsplatzmanagement für höchsten Komfort & Effizienz

  -Digitale Buchung & Steuerung aller Services über eine zentrale Plattform

  -Service Desk als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende & Nutzende

  -Integration eines Betriebskonzepts für FM-Services inkl. SLA, KPIs & Audits

  Personalentwicklung & Mitbestimmung als integrale Bestandteile des FM-Managements:

  -Strukturierte Schulung & Weiterentwicklung von FM-Mitarbeitenden

  -Einbindung der Mitbestimmungsgremien in die Umgestaltung der Facility Services

  -Förderung neuer Kompetenzprofile (digitale & serviceorientierte Fähigkeiten)

  -Arbeitsrechtliche Berücksichtigung der Anpassungen durch Automatisierung & Self-Service

  Dokumentation:Erstellung eines Betriebskonzepts mit standardisierten Leistungsprozessen & Governance-Struktur.

  

• September – Oktober 2025: Entwicklung digitaler & automatisierter Facility Services mit integriertem Service Desk & Personalentwicklung

  Digitalisierte Bereitstellung von Facility Services:

  -Individuelle Serviceanpassung für Reinigungs-, Empfangs-, Post- & Logistikservices

  -On-Demand-Reinigungsdienst für Arbeitsplätze & Konferenzräume mit Hotelqualität

  -Self-Service-Paketlogistik & Postverwaltung für schnelle & flexible Abholung

  -Integration von Smart-Locks & digitalen Zugangssystemen für flexible Arbeitsmodelle

  Service Desk als zentrale Schnittstelle für alle infrastrukturellen Services:

  -Ticketing-System für Mitarbeitende zur schnellen Bearbeitung von Serviceanfragen

  -Live-Chat, Telefon- & E-Mail-Support für individuelle Serviceunterstützung

  -KI-gestützte Automatisierung zur Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen FM-Teams

  -Self-Service-Portale mit Wissensdatenbanken & FAQ zur schnellen Problemlösung

  Personalentwicklung & Mitbestimmung im Transformationsprozess:

  -Aufbau eines Weiterbildungsprogramms für FM-Mitarbeitende zur Digitalisierung & Automatisierung

  -Strukturierte Beteiligung der Mitbestimmungsgremien in der Umgestaltung der FM-Prozesse

  -Regelmäßige Schulungen & Workshops für Mitarbeitende zur Servicequalität

  -Erarbeitung eines Kompetenzmodells für moderne Facility Services mit Schulungspfaden

  Dokumentation:Erstellung eines Personalentwicklungsplans & Beteiligungskonzepts für die Transformation.

  

• Phase 2: Implementierung & Pilotierung von Hotelstandard-Facility Services mit Service Desk, Betriebskonzepten & Mitbestimmung

  November 2025 – Juni 2026

  

• November – Dezember 2025: Einführung & Testing der digitalen Infrastruktur

  Integration digitaler Plattformen & personalisierter Self-Service-Angebote:

  -Digitale Concierge-Services für Gäste & Mitarbeitende über mobile Apps & KI-Chatbots

  -Echtzeit-Überwachung der Facility Services für proaktive Serviceoptimierung

  -Automatisierte Personaleinsatzplanung & Wartungsprognosen durch KI

  -KI-gestützte Optimierung der Serviceverfügbarkeit basierend auf Raumnutzung

  Service Desk als operative Schaltzentrale:

  -Automatische Bearbeitung & Priorisierung von Serviceanfragen basierend auf Dringlichkeit & Verfügbarkeit

  -Dynamische Einbindung externer Dienstleister für schnelle Problemlösungen

  -Monitoring & Auswertung der häufigsten Anfragen zur kontinuierlichen Verbesserung

  Personal- & Mitbestimmungsstrategie zur Umsetzung:

  -Erprobung neuer Arbeitsmodelle für FM-Mitarbeitende (flexible Arbeitszeiten, mobile Dienste)

  -Analyse von Kompetenzlücken & gezielte Trainingsmaßnahmen für digitale Services

  -Erarbeitung einer langfristigen Personalstrategie in Abstimmung mit Mitbestimmungsgremien

  Dokumentation:Erstellung eines Testberichts mit Nutzererfahrungen & Systemanalysen.

  

• Januar – Juni 2026: Skalierung & Optimierung der Facility Services mit Service Desk & Betriebskonzept

  KI-gestützte Optimierung & Automatisierung der Services:

  -Vorhersagebasierte Reinigungs-, Logistik- & Sicherheitsdienste basierend auf Echtzeit-Daten

  -Dynamische Anpassung der Services an individuelle Nutzerprofile & Präferenzen

  -Digitale Prozessüberwachung & KPI-Dashboards zur Effizienzsteigerung

  Service Desk als kontinuierlicher Verbesserungsprozess:

  -Langfristige Implementierung von digitalen Lernplattformen für FM-Teams

  -Arbeitsrechtliche Anpassungen & Absicherung der neuen FM-Strukturen

  -Erarbeitung von Betriebsvereinbarungen zur Mitbestimmung digitaler FM-Prozesse

  -Regelmäßige Schulungen des Service Desk-Teams für optimale Servicequalität

  -Integration von Nutzerfeedback zur Optimierung von Prozessen

  -Einsatz von KI-gestützten Analyse-Tools zur Identifikation von Effizienzpotenzialen

  Dokumentation:Erstellung eines standardisierten Betriebsmodells für hochklassige Facility Services mit Service Desk & Personalstrategie.